En el primer contacto con el cliente es imprescindible que este se lleve la mejor imagen de la empresa, ya que en muchas ocasiones es lo que condiciona la continuidad de la relación. La gran mayoría de primeras tomas de contacto se realizan de manera telefónica, por lo que ofrecer el mejor servicio en este sentido es fundamental. Aquí es donde entra en juego el sistema telefónico con el que se cuente y su buen funcionamiento, donde las locuciones acaparan el foco principal. Las locuciones son los mensajes más escuchados por los clientes, por ello es imprescindible poner especial atención en la imagen que transmiten y su correcta funcionalidad. El mensaje de bienvenida y despedida son los principales, pero también existen otros que son decisivos para el cliente, en este post veremos los tipos de locuciones para centralita que existen.
Tipos de locuciones para centralita
Como hemos comentado anteriormente las locuciones son una de las funcionalidades que ofrece una centralita que ayuda a mejorar la imagen de la empresa. Estas permiten incorporar mensajes personalizados de todo tipo, informativo, opciones de contacto, novedades etc.
Existen muchos tipos de locuciones a incluir, vamos a comentar las más comunes:
Mensaje de bienvenida
Quizás este sea unos de los mensajes más importantes, cuidar todos los detalles como hemos dicho será el principio de una buena relación con el cliente. En el se debe añadir una presentación breve de la empresa donde incluya el nombre de esta, un saludo cordial, menú opciones IVR (en caso de contar con él) y cómo debe proceder el cliente para realizar sus consultas.
Mensaje de espera
Este mensaje ayuda a controlar las comunicaciones cuando el sistema telefónico se encuentra con un volumen alto de llamadas y debemos de pasar a los clientes a una cola de llamadas. Gracias a este mensaje se puede indicar el tiempo aproximado que debe esperar para ser atendido. También sirve para disculparse con el cliente y que no se quede con una mala imagen de la empresa.
Locución con opciones IVR
Cuando una empresa incluye en su atención telefónica un sistema de menú IVR con opciones debe contar con un mensaje donde se le informe al cliente como utilizarlo y todo lo que incluye cada una de ellas. De esta manera el cliente seleccionara la que más le interese y pueda ser resuelta su petición.
Mensaje de despedida
Tanto la apertura como el cierre de toda conversación con el cliente es fundamental, en este mensaje agradecemos al cliente su llamada y le brindamos la posibilidad de contacto siempre que este lo necesite.
Mensaje de encuesta de satisfacción
Este mensaje se suele incluir junto con el mensaje de despedida para que el cliente pueda valorar su experiencia, esto servirá para que la empresa pueda llevar un seguimiento y control del servicio de atención al cliente que está ofreciendo.
Mensaje de horarios
Estas locuciones son informan sobre los horarios de atención al cliente, existen varios tipos: horario de atención, fuera de oficina, vacaciones etc.Son fundamentales para que los usuarios sepan cuando se pueden poner en contacto con las empresas y resolver sus necesidades.
Mensaje ocupado o no disponible
En muchas ocasiones no es posible atender al cliente por diversas circunstancias, por lo que estos mensajes sirven para informar a este de cuando podrá ser atendido y el motivo.